第一章 总则

第一条 为进一步提高学校房屋资源使用效益，加强校内会议室、报告厅的使用管理，切实提升房屋资源保障能力，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称会议室、报告厅是指学校范围内在用的所有会议室及报告厅。

第三条 学校对会议室、报告厅实行“开放共享、分类管理、预约使用、主体审批”的管理原则。各单位在用的会议室、报告厅在保障本单位使用需求的基础上面向校内共享使用，若有特殊原因不能共享使用的，需经资产处审批。

第四条 共享会议室、报告厅实行分类管理，分为学校管理的会议室、报告厅（授权后勤保障部具体管理）和各二级单位管理的会议室、报告厅两类。

第五条 网络安全与信息化办公室、资产处、后勤保障部共同负责开发建设会议室、报告厅线上预约平台，根据学校管理要求以及实际工作流程制定预约使用等相关功能模块，并负责系统的运行与总体维护。

 

第二章 预约

第六条 全校所有共享会议室、报告厅原则上需纳入学校会议室、报告厅预约平台管理。申请人需至少提前一个工作日通过兰州大学APP或个人工作台的“会议室预约”模块进行预约。 

第七条 共享会议室、报告厅面向全校教职工开放预约使用。教职工个人在预约平台上进行预约，经本单位及会议室、报告厅管理单位审核通过后使用。

第八条 各单位使用本单位管理的会议室、报告厅时，应提前作出使用安排，在会议室、报告厅预约系统中明确使用日期及时间段，如无明确使用安排，其他单位教职工可申请预约使用。

第九条 申请人应诚信预约，根据会议召开时间、计划时长、结束时间合理预约会议室、报告厅，避免超时预约、超时使用、约而不用、重复预约。如已成功预约的会议室因故取消，应及时在预约平台中取消预约。

第十条 在非工作时间段预约或预约非工作时间段会议室、报告厅的，在预约后应主动联系会议室、报告厅联系人，便于会议室、报告厅管理单位做好相关使用准备工作。

 

第三章 管理

第十一条 共享会议室、报告厅的日常管理、设备设施维护由相应管理单位负责，并指定专人做好共享会议室、报告厅的使用审批、开启以及有关设备设施正常使用保障等工作。

第十二条 共享会议室、报告厅管理单位应在会议室、报告厅线上预约平台中完善会议室、报告厅可预约时间段、场地介绍（含图片）、设备配置、使用要求、收费标准、增值服务、注意事项、联系方式等信息，以及会议室、报告厅的设备操作说明、使用说明，并负责会议室、报告厅信息维护更新。

第十三条 申请人预约成功后，管理单位应根据预约会议召开时间提前半小时开启会议室、报告厅，并保证会议室、报告厅设施设备的正常使用。

第十四条 共享会议室、报告厅由管理单位负责日常管理、多媒体设备管理、维护维修、会议服务等工作。

第十五条 日常管理包括会议室、报告厅日常的卫生保洁，以及办公家具、门窗设施等基础设施的检查管理等。

第十六条 多媒体设备管理包括多媒体设备的建设、设备更新、设备耗材更换、设备设施的定期巡检维护、设备故障的应急处理等。

第十七条 管理单位应建立共享会议室、报告厅多媒体、监控等设备的巡检机制和故障应急处置机制，及时对损坏或发生故障的设施设备进行维修。

第十八条 会议服务包括基本服务和增值服务。基本服务包括会议室、报告厅场地使用、设施设备使用和卫生保洁等。增值服务包括提供会议茶水、纸巾、标识制作、多媒体设备操作并安排会议服务专门人员等。

第十九条 申请人在使用共享会议室、报告厅期间应注意保持会议室、报告厅的卫生整洁，爱护会议室、报告厅设备设施。会议结束后，使用人应关闭投影仪、空调、灯光音响等设备设施，关闭门窗。与会议室、报告厅管理单位做好会议室交接工作。若损坏公共设施，应如实告知管理单位并承担相应维修费用。

 

第四章  收费

第二十条 学校管理的会议室、报告厅全部实行有偿使用，各二级单位管理的共享会议室、报告厅由各二级单位自行确定是否有偿使用，若实行有偿使用，需将收费标准及收费账户信息向资产处、财务处报备，并明确可提供的会议增值服务内容。

第二十一条 学校管理的共享会议室、报告厅收费标准由学校制定；二级单位管理的共享会议室、报告厅收费标准由各二级单位在学校收费标准范围内自行制定。

第二十二条 学校管理的共享会议室、报告厅的收费，由使用单位向后勤保障部交纳。各二级单位管理的会议室、报告厅的收费，由使用单位向各二级管理单位交纳。

第二十三条 校内各单位预约使用共享会议室、报告厅的，按照“先使用后交费”的原则全部通过校内转账交纳使用费。

第二十四条 共享会议室、报告厅使用费可从教职工或各单位的各类经费中支出。

 

第五章  激励

第二十五条 学校鼓励倡导会议室、报告厅共享使用。对各单位共享使用的会议室、报告厅，学校在公用房资源使用费核算时，按照共享使用面积予以核减。

第二十六条 资产处将结合使用率、共享率等数据，定期考核评价共享会议室、报告厅的使用情况，对于会议室、报告厅共享使用率较高的单位，给予一定奖励。对于使用率和共享率较低的会议室、报告厅，将结合实际情况对房间用途进行调整或纳入学校管理。

 

第六章 附则

第二十七条 本办法由资产处负责解释。

第二十八条 本办法自2025年9月1日起施行。